Leitfaden für eine Einladung nach Deutschland

Du erwartest Besuch von Freunden, Familienmitgliedern oder Geschäftspartnern aus einem Land außerhalb der EU? Dann kann es sein, dass sie für ihr Visum eine schriftliche Einladung nach Deutschland von Dir brauchen. Denn für bestimmte Drittstaaten gilt eine Visumpflicht für den gesamten Schengen-Raum, zu dem auch die Bundesrepublik gehört. Wer ein Schengen-Visum braucht, muss sich also einladen lassen, um nach Deutschland reisen zu können. Das Einladungsschreiben gehört zu den Dokumenten, die Dein Besuch bei der Beantragung des Visums vorlegen musst. Hier erfährst Du alles, was Du über die Einladung nach Deutschland wissen musst.

Wie lädst Du Freunde, Familie oder Geschäftspartner nach Deutschland ein?

Die Einladung nach Deutschland ist ein Anschreiben, das idealerweise beweist, dass die antragstellende Person mit einem spezifischen Grund einreisen möchte. Da die Motivation bei Freunden und Familien privat und bei Businesspartnern geschäftlich ist, müssen sie eine andere Art von Visum beantragen. Dementsprechend benötigen Besucher und Besucherinnen auch für das jeweilige Schengen-Visum eine spezifische Einladung.

Aber wer braucht überhaupt eine Einladung und ein Visum, um nach Deutschland reisen zu können? Von der Regelung ausgenommen sind natürlich alle Menschen aus den Mitgliedsländern der EU sowie den EFTA-Staaten Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz. Außerdem haben rund 60 Staaten ein Abkommen für visafreie Kurzaufenthalte bis zu 90 Tagen mit der EU abgeschlossen. Für alle anderen Drittstaaten ist eine Einladung für Ausländer nach Deutschland eine der Voraussetzungen für das Visum.

Welche Informationen muss die Einladung enthalten?

Im Grunde ist das Einladungsschreiben für das Visum ein ganz normaler, formloser Brief. Trotzdem müssen bestimmte Informationen darin enthalten sein:

• Deine aktuelle Adresse und vollständigen Kontaktdaten
• Vollständiger Name des eingeladenen Gastes, dessen Adresse und Geburtsdatum
• Ausstellungsdatum und Unterschrift
• Begründung des Besuchs beziehungsweise der Geschäftsreise
• Dauer des Aufenthalts und gegebenenfalls Aufenthaltsorte
• Informationen in Bezug auf die Abdeckung der Reise- und Aufenthaltskosten
• Angaben zur Beziehung zwischen Dir und Deinem Gast

Wichtiger Hinweis: Wenn Du als Gastgeber kein deutscher Staatsbürger bist, musst Du auch eine Kopie Deiner Aufenthaltserlaubnis einreichen.

Du kannst und solltest den Grund für den Besuch im Einladungsschreiben für ein Schengen-Visum ruhig ein bisschen ausschmücken: Erkläre den Verwandtschaftsgrad oder wie lange Du Deinen Gast schon kennst. Auch für ein Geschäftsvisum lohnt sich eine gute Begründung.

Besuchervisa für Freunde und Familie

Wenn Dein Gast ein Besuchervisum für Deutschland braucht, ist die Einladung nur eines von vielen Dokumenten für die Einreiseerlaubnis:

• Antragsformular: ausgefüllt und unterschrieben
• Gültiger Reisepass: Er darf nicht älter als zehn Jahre sein, muss auch nach Ende der Reise noch mindestens drei Monate Gültigkeit besitzen sowie mindestens noch zwei leere Seiten für das Visum enthalten.
• Zwei Passfotos: aktuell, identisch und biometrisch
• Selbst verfasster Brief mit Angaben zum Reisezweck
• Formlose Einladung nach Deutschland von Verwandten, Freunden, Bekannten oder Geschäftspartnern
• Unterbringungsnachweis: Für den Aufenthalt in Deutschland braucht es eine Hotelbuchung oder wie gehabt die Einladung und Adresse der Gastgeber
• Reisedaten: Beleg des Reiseplans über Tickets oder eine Reservierung für die Hin- und Rückreise
• Nachweis finanzieller Mittel beispielsweise über Auszüge von einem Bankkonto und gegebenenfalls eine Verpflichtungserklärung des Gastgebers
• Gültige Reisekrankenversicherung für den Schengen-Raum

Wenn zu Deinen Besuchern auch Minderjährige gehören, die nicht mit ihren Eltern oder Erziehungsberechtigten reisen, kommen folgende Dokumente hinzu:

• Geburtsurkunde
• Belege zum Sorgerecht
• schriftliche und offiziell bestätigte Erklärung des Erziehungsberechtigten

Geschäftsvisum für Businesspartner

Für eine Geschäftsreise in den Schengen-Raum gelten zunächst dieselben Anforderungen wie für ein Besuchervisum. Darüber hinaus verlangen Visastellen folgende Dokumente:

• Kontoauszüge des Unternehmens aus den letzten drei Monaten
• Geschäftsreferenzen
• Einladung nach Deutschland vom Geschäftspartner auf Deutsch oder Englisch inklusive Angaben zur eingeladenen Person, zum Termin und Zweck der Reise sowie möglichst genauen Informationen zu Meetings oder Schulungen
• Detaillierter Zeitplan für Geschäftstreffen: nur für Aufenthalte über 30 Tage erforderlich
• Begleitschreiben: Das entsendende Unternehmen im Ausland bestätigt in diesem Dokument den Reiseplan, die Adresse, die Dauer der Dienstleistung, die Daten und den Zweck der Reise sowie die Kosten und ob der Arbeitgeber diese übernimmt oder nicht.

Antragsteller legen dabei Fotokopien für alle Dokumente vor. Es kann außerdem sein, dass die deutsche Botschaft für einen erfolgreichen Visumsantrag weitere Dokumente anfordert. Dazu kann sogar die Gründungsurkunde des Unternehmens zählen. In diesem Fall sollten Antragstellende die Dokumente unbedingt innerhalb der angegebenen Frist einreichen.

Beispiele

Wenn Du für einen Gast eine Einladung nach Deutschland schreiben willst, gibt es eine gute Nachricht: Du kannst dafür einfach eine Vorlage nutzen. Kopiere Dir dafür eines unserer Beispiele einfach in ein neues Dokument. So kannst Du die erforderlichen Infos bequem ergänzen.

Vorlage für eine Einladung für ein Besuchervisum

Mit dieser Vorlage kannst Du die Einladung für Ausländer nach Deutschland für ein Besuchervisum ohne viel Aufwand ausfüllen. Die zu ergänzenden Informationen stehen in eckigen Klammern:

Briefkopf:

Visaabteilung der Botschaft der Bundesrepublik Deutschland

[Adresse der Visumsstelle]

Betreff: Einladungsschreiben für die Erteilung eines Visums für [vollständiger Name des Gastes]

Einladungstext:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit laden wir [Name des Gastes] mit der Passnummer [Passnummer], geboren am [Geburtsdatum] in [Geburtsort] und wohnhaft in [Wohnort] und folgende Kinder und/oder Ehepartner [Name, Vorname, Geburtsdatum] für den Zeitraum vom [Einreisedatum] bis zum [Ausreisedatum] in die Bundesrepublik Deutschland ein.

Der Grund des Besuches ist folgender: [ausführliche Begründung]

Die Kosten für den Besuch sowie die erforderliche Auslandskrankenversicherungen sind folgendermaßen geregelt: [Informationen zur Finanzierung der Reise]

Während des Aufenthalts werden die Kontaktdaten von [Name Gast oder Gäste] wie folgt lauten:

[Adresse]

Wir bitten Sie deshalb dem Antrag auf Erteilung eines Visums in der Bundesrepublik Deutschland stattzugeben und wären wegen der weiteren Planung des Besuchs sehr dankbar für eine zügige Bearbeitung.

Beigefügt finden Sie eine Kopie meines [Personalausweis oder Reisepass und gegebenenfalls Visum oder Aufenthaltsgenehmigung]

Mit freundlichen Grüßen

[Name Verfasser oder Verfasserin]

[Ort, Datum, Unterschrift]

 

Vorlage für eine Einladung für ein Geschäftsvisum

Im Gegensatz zu einem privaten Besuch muss das Einladungsschreiben für ein Geschäftsvisum den offiziellen Firmenbriefkopf, den Firmenstempel und die Unterschrift der oder des Geschäftsführenden enthalten. Achte darauf, ob die Einladung eine Kostenübernahme-Erklärung enthält oder nicht. Wenn ja, muss das Schreiben für ein Geschäftsvisum von einer Person unterzeichnet sein, die für das Unternehmen als vertretungsbefugt im Handelsregister aufgeführt ist.

Briefkopf [mit Firmenadresse sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners]

Datum:

Betreff: Einladungsschreiben für die Erteilung eines Visums für [vollständiger Name]

Einladungstext:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit lädt [Name des Unternehmens] die folgende/n Person/en:

[Name, Vorname, Geburtsdatum]

im folgenden Zeitraum nach Deutschland ein: [Zeitraum].

[Nur falls ein langfristiges Visum mit mehrfacher Einreise beantragt wird]: Die erste Einreise findet voraussichtlich im folgenden Zeitraum statt: [Zeitraum]

Zweck des Besuchs ist: [Angabe des Reisezwecks mit Angaben zum Reiseverlauf]

[Name der Firma] übernimmt als Einlader alle mit dem Aufenthalt der oben genannten Person/en im Schengenraum entstehenden Kosten gemäß der §§ 66-68 AufenthG.

[Falls die Kosten durch den Einlader getragen werden, sonst zutreffende Informationen für Finanzierung]

Wir bitten Sie deshalb dem Antrag auf Erteilung eines Visums in der Bundesrepublik Deutschland zu gewähren und wären wegen der weiteren Planung sehr dankbar für eine zügige Bearbeitung.

Mit freundlichen Grüßen

[Name Verfasser oder Verfasserin]

[Ort, Datum, Unterschrift]

 

Wann und wohin muss ich die Einladung schicken?

Unabhängig von der Art des Visums gehört die Einladung nach Deutschland zu den Dokumenten, die Dein Gast bei der Antragstellung vorlegen muss. Das heißt, bei einem Termin in einer deutschen Botschaft im Herkunftsland. Dementsprechend musst Du die Einladung im Original auch an diese Person schicken, und zwar so, dass das Schreiben noch vor dem Termin ankommt. Achte außerdem darauf, dass die Botschaften in der Regel keine digitalen Einladungen oder Unterschriften akzeptieren.

Fazit

Egal, ob Du Freunde, Verwandte und Bekannte für einen Besuch oder Geschäftspartner ins Bundesgebiet einladen möchtest: Wenn Deine Gäste aus einen Drittstaat mit Visumspflicht kommen, brauchen Sie eine schriftliche Einladung nach Deutschland. Das Anschreiben hat keine bestimmte Form, muss aber gewisse Angaben zu einladenden und antragstellenden Personen enthalten. Abhängig davon, ob es sich um ein Besucher- oder Geschäftsvisum handelt, sind verschiedene Informationen nötig. Wenn Du das Dokument nicht selbst formulieren möchtest, kannst Du die Vorlage in diesem Blog nutzen. Außerdem stellen manche Botschaften auch formlose Vordrucke für die Einladung zur Verfügung, die Du auch für deutsche Vertretungen in anderen Ländern nutzen kannst.

FAQs

1. Wie lade ich Freunde und Familie nach Deutschland ein?
   Freunde und Familie lädst Du nach Deutschland ein, indem Du das obligatorische Einladungsschreiben mit allen nötigen Informationen verfasst und deinem Besuch vor dessen Termin bei der Visumsstelle zuschickst. Gegebenenfalls musst Du auch eine Verpflichtungserklärung für die Finanzierung der Reise mitschicken.
2. Was braucht man für ein Besuchervisum in Deutschland?
   Für ein Besuchervisum braucht es folgende Dokumente: Antragsformular, gültiger Reisepass, zwei Passfotos, selbst verfassten Brief zum Reisezweck, Einladungsschreiben und eventuell ein weiterer Unterbringungsnachweis, Flugreservierung oder Flugtickets, Nachweis Reisefinanzierung, gültige Reisekrankenversicherung für den Schengen-Raum.